Za początek rekrutacji uważa się moment, w którym potencjalny pracownik zainteresował się Twoją ofertą pracy. Koniec tego procesu zwiastowany jest podpisaniem umowy. Czy dopełnienie formalności oznacza już sukces? W jaki sposób wdrożyć nowego pracownika do firmy? Dowiedz się, jak efektywnie zarządzać nowymi pracownikami! Zdradzamy najważniejsze zasady skutecznego onboardingu.
Proces rekrutacji z reguły składa się z kilku kroków, które umożliwiają sprawdzenie kompetencji oraz kwalifikacji potencjalnego pracownika. Zdawać by się mogło, że kandydat, który pozytywnie przeszedł podstawowe etapy rekrutacji, jest gotowy do zajęcia swojego stanowiska oraz wykazania się stuprocentową wydajnością. Czy to prawda?
Nie należy zapominać o tym, że pierwszy dzień w nowej pracy może być dla świeżaka bardzo emocjonalny – zazwyczaj towarzyszącymi wrażeniami są ekscytacja oraz stres. Najczęstszym błędem przedsiębiorców jest kończenie procesu rekrutacji przed przeprowadzeniem porządnego onboardingu, czyli wdrożenia kandydata w miejscu pracy. Odpowiednie powitanie nowego pracownika w firmie ma istotny wpływ na postrzeganie przez niego pracodawcy – wywierając pozytywne wrażenie na kandydacie, zwiększysz jego zaangażowanie oraz produktywność.
Świeżak na pokładzie! Co to onboarding?
Onboarding to klucz do utrzymania talentów w organizacji, a także jeden z najistotniejszych elementów mechanizmu employer brandingu. Odpowiednio przeprowadzony onboarding pomaga nowemu pracownikowi szybko stać się częścią organizacji. Nowozatrudnione osoby chętnie odnajdują się w środowisku i sprawnie nabywają samodzielność na wskazanym stanowisku, jeśli tylko… ktoś im wytłumaczy, w jaki sposób mogą to zrobić. Zaangażowanie kandydata jeszcze przed faktycznym rozpoczęciem pracy pozwala mu odnieść wrażenie, że firma czeka na jego dołączenie do zespołu.
Jak powinno wyglądać udane wdrożenie kandydata? Onboarding stanowi jeden z najważniejszych i ostatnich etapów rekrutacji. Firmy nierzadko przygotowują standardowy program wdrożeniowy dla pracowników niższego i średniego szczebla, idąc w myśl trendów charakterystycznych dla nowoczesnych strategii zarządzania. Takiej wyprawki często jednak nie otrzymują kandydaci na wyższe stanowiska – zazwyczaj organizacje wychodzą z założenia, że takie osoby wiedzą, jak należy wykonywać powierzone im obowiązki.
Wdrażanie kandydata – checklista
Od czego zacząć onboarding kandydata i jak powinien wyglądać jego pierwszy dzień w pracy? Ile czasu potrzeba na wdrożenie nowego pracownika? Prawidłowo przeprowadzony program wdrożeniowy to inwestycja w dobry, zaufany i doskonale współpracujący team. Sprawdź sprawdzone sposoby na budowanie zespołu!
#1 Zorganizuj nieformalne spotkanie
Zatrudniając nową osobę, powinieneś pamiętać o tym, że budowanie zespołu zaczyna się jeszcze przed pierwszym dniem pracy kandydata. Nie musisz czekać aż pracownik przyjdzie do biura. Zaproponowanie niezobowiązującego spotkania z przedstawicielem HR lub z opiekunem pozwoli nowemu pracownikowi lepiej i szybciej zrozumieć kulturę organizacyjną firmy.
Onboarding nie ogranicza się jedynie do przedstawienia nowej osoby dotychczasowym pracownikom czy ogólnego przybliżenia jej zakresu obowiązków – niezbędne jest kompleksowe dostarczenie kandydatowi wiedzy na temat organizacji oraz branży, a także wspólne eliminowanie potencjalnych błędów. Wdrażając pracownika upewnij się, że w jasny sposób opisałeś to, w jaki sposób jego praca wpływa na rozwój całej organizacji.
Jak robi to HRose Agency: Zaproś kandydata na niezobowiązującą rozmowę online lub, jeśli to możliwe, na nieformalny meeting na mieście. Podczas spotkania dowiedz się czegoś więcej o nowym pracowniku oraz w przystępny sposób wyjaśnij, czym zajmuje się Twoja firma i kto w niej pracuje. Pojawienie się świeżaka w zespole to doskonała motywacja do zorganizowania integracyjnego spotkania! Nie przegap tej okazji do wspólnego wyjścia pracowniczego. 🙂
#2 Wybierz mentora
Pierwsze nieoficjalne spotkanie może być również początkiem indywidualnego programu mentoringowego. Wyznacz w swoim zespole opiekuna, który pomoże nowej osobie odnaleźć się w organizacji oraz na wskazanym stanowisku. Mentor to nie tylko nauczyciel, ale również skuteczny motywator – to on ma za zadanie zachęcać kandydata do poznawania pozostałych członków oraz do wykonywania powierzonych zadań.
Najczęściej mentorem zostaje bezpośredni przełożony lub najbliższy współpracownik. Taki model zarządzania umożliwia kandydatowi samodzielny rozwój z jednoczesnym poczuciem bezpieczeństwa i świadomością, że w każdej chwili może on zasięgnąć rady od starszych stażem kolegów. Wsparcie mentora pozwala na zredukowanie niepotrzebnego stresu oraz sentymentalne związanie się z zespołem. Ponadto mentor pomaga pracownikowi planować ścieżkę kariery oraz systematycznie monitorować postępy.
Jak robi to HRose Agency: Przyjmując nowego pracownika, powinieneś zwrócić szczególną uwagę na charakter stanowiska, na które został on zatrudniony. Najlepszym nauczycielem dla kandydata będzie osoba, która pełni podobne obowiązki. Możesz wyznaczyć mentora spośród Twoich zaufanych pracowników lub samemu przejąć tę ważną funkcję – pamiętaj o tym, by być na wyciągnięcie ręki dla początkowo zagubionego i zestresowanego kandydata.
#3 Najważniejszy jest feedback
Okres próbny w większości firm trwa zazwyczaj trzy miesiące i najczęściej jest pierwszą okazją do spotkania kandydata z przełożonym. Po tym czasie nachodzi długo wyczekiwany moment, w którym wspólnie możecie podsumować dotychczasową współpracę oraz określić kolejne cele do realizacji. Jest to również chwila, w której możesz pochwalić lub upomnieć swojego pracownika, a także… wysłuchać jego uwag.
Feedback jest ważny – nie tylko ze strony pracodawcy. Nowi pracownicy nierzadko dokonują zdumiewających obserwacji i proponują świeże, innowacyjne rozwiązania, które pomagają usprawnić funkcjonowanie poszczególnych struktur w organizacji. Wymiana spostrzeżeń na temat efektywności i jakości pracy jest cenna i umożliwia okazanie szacunku nowo zatrudnionemu pracownikowi.
Jak robi to HRose Agency: Organizuj systematyczne spotkania, podczas których wspólnie z dotychczasowymi i nowymi pracownikami będziecie mogli podsumowywać dotychczasowe osiągnięcia firmy oraz planować kolejne działania. Możesz przygotować także krótką ankietę ewaluacyjną, która zapewni Twoim pracownikom anonimowość – regularne badanie opinii pracowników na temat funkcjonowania organizacji pozwala na wprowadzanie zmian niezbędnych do osiągania sukcesów biznesowych.
#4 Ustal plan działania
Pierwsze dni w nowej pracy mogą być stresujące, a co za tym idzie – zdezorganizowane i chaotyczne. Niewystarczająco poinformowany pracownik może niechętnie podejmować własne inicjatywy, a także wykazywać się większą nieśmiałością w stosunku do współpracowników. Jak pomóc świeżakowi odnaleźć się w organizacyjnym bałaganie?
Najprostszym rozwiązaniem tego problemu jest przygotowanie planu pierwszych tygodni pracy nowego członka zespołu. Nim kandydat pojawi się swojego pierwszego dnia w pracy, zdecyduj wcześniej, czym ma się przez najbliższe dni zajmować oraz kogo pozna. Jeśli możesz, zorganizuj szkolenie teoretyczno-praktyczne, podczas którego pracownik lepiej zrozumie specyfikę swojego stanowiska i szybciej wdroży się w obowiązki.
Jak robi to HRose Agency: Przygotuj czytelną instrukcję, która ułatwi kandydatowi wypełnianie swoich obowiązków. Takie porady możesz zamieścić w uporządkowanym mailu lub w estetycznej prezentacji, która pozwoli nowemu pracownikowi lepsze zrozumienie specyfiki firmy. Nie zapomnij o kalendarzu! Porządny planner to NIEZBĘDNE narzędzie każdego teamleadera. 😉
#5 Przygotuj firmę na przybycie nowego pracownika
Pamiętaj o tym, że zatrudnienie nowego pracownika jest ważnym krokiem nie tyko dla niego, ale również dla całej organizacji. Przed przyjęciem kandydata upewnij się, że poinformowałeś o tym pozostałych członków zespołu – w końcu ich team poszerzy się o kolejną, obcą osobę. Ważne jest zatem to, żeby Twoi dotychczasowi pracownicy równie chętnie powitali nowego kolegę po fachu. Pierwszy dzień pracownika powinien przebiegać gładko, dlatego jego miejsce pracy powinno być kompletnie i profesjonalnie przygotowane.
Upewnij się, że kandydat będzie miał przygotowane wszystkie niezbędne sprzęty i otrzyma najważniejsze dostępy. Zorganizuj krótką wycieczkę po firmie i wyjaśnij najważniejsze reguły. Nie zapomnij poruszyć kwestii związanych m.in. z podstawami kultury organizacyjnej, obowiązującym dress codem, zasadami wypłaty wynagrodzeń czy godzinami pracy. Bardzo dobrym pomysłem są tzw. „powitalne prezenty” (ang. „welcome packet”), w których znajdują się m.in. torby do pracy, kubek do kawy, długopis, notatnik, kalendarz itp.
Jak robi to HRose Agency: Szukając kandydata na dane stanowisko, poinformuj zespół o zaistniałej potrzebie kolejnego pracownika. Wyjaśnij dokładnie, kogo szukasz i czym ta osoba będzie się zajmować. Po podjęciu decyzji o zatrudnieniu nowego pracownika zapowiedz członkom zespołu moment, w którym będą mogli poznać młodszego stażem kolegę lub koleżankę. Daj swoim pracownikom do zrozumienia, że powinniście wspólnie zadbać o dobrą atmosferę – przyjacielskie powitanie na pewno ułatwi świeżakowi wejście w struktury organizacji.
#6 Kreatywność w praktyce
Skuteczny onboarding nie ogranicza się jedynie do dokładnego rozpisania zadań, obowiązków i szkoleń, które czekają na kandydata. Zatrudniając nową osobę w zespole, powinieneś zadbać o to, by Twój pracownik jeszcze przed przystąpieniem do działania miał zapewnioną możliwość rozwoju kompetencji miękkich – niezbędnych szczególnie w pracy z klientem.
Poprzez serię ćwiczeń naucz kandydata tego, w jaki sposób rozmawiać z grupą docelową klientów firmy, jak radzić sobie w sytuacjach stresujących i trudnych, jak zarządzać czasem, organizacją pracy własnej lub pracy w zespole, jak rozwiązywać konflikty, a także jak myśleć kreatywnie.
Jak robi to HRose Agency: Wspólnie ze wszystkimi członkami zespołu organizuj co jakiś czas szkolenia, które umożliwią Twoim pracownikom wykazanie się dotychczas nabytymi umiejętnościami oraz wiedzą branżową. Przy tego typu spotkaniach doskonale sprawdzą się strefy coworkingowe, których klimat sprzyja kreatywnemu myśleniu oraz dynamicznej dyskusji w większym gronie.
Wdrożenie pracownika to bardzo ważny element w rekrutacji!
Strategie wdrożeniowe mogą różnić się w zależności od np. profilu firmy, stanowiska nowozatrudnionego pracownika, poziomu doświadczenia kandydata czy zwyczajów panujących w przedsiębiorstwie. Warto zatem stworzyć odrębne ścieżki onboardingowe dla poszczególnych stanowisk, zapewniając nowym pracownikom indywidualną opiekę. Dlaczego?
Odpowiednie dopasowanie rodzajów szkoleń do określonych stanowisk w firmie pozwala na skuteczną optymalizację pracy nowozatrudnionych osób, a także na efektywniejsze ich zaangażowanie w realia organizacji. Pamiętaj o tym, że współczesny onboarding to nie tylko przekazanie najważniejszych regulaminów i folderów firmowych kandydatowi czy przydzielenie mu buddiego (kolegi z pracy), ale również subtelne i dokładne pokazanie mu kultury organizacyjnej firmy oraz zapoznanie go z duchem zespołu.
Podróż onboradingowa zdaje się być czasochłonna i skomplikowana, ale wierz nam – warto zainwestować w lojalnego i profesjonalnego pracownika, który w Twojej firmie poczuje się jak… w drugim domu! 🏠
A. Kusowska
